Agora é a hora – Planejamento em 5 fases

Esse ano foi, até agora, um desafio. Iniciamos com uma previsão de crescimento da economia de 3% que não se concretizou, mas independente disso os setores de serviço, comercio, indústria e agricultura reagiram.
A greve dos caminhoneiros atrapalhou a segunda tendência de crescimento, o Governo em ritmo de fim de festa, com baixa popularidade e controlando o caixa para que déficit seja o previsto, foi mais um ingrediente neste caldeirão de instabilidades. Para completar, o quadro eleitoral afetou todos os humores, desde a indefinição de candidatos, passando pelo protagonismo do Judiciário. A cada pesquisa, o mercado com os nervos à flor da pele, reage e o resultado é o dólar valorizado, a bolsa de valores oscilando, o mercado em compasso de espera.

O nome disso é falta de cenário, os candidatos de centro e centro direita oferecem exatamente esse antidoto e, por isso, o mercado reage bem a eles.
A economia está pronta para engatar uma fase de crescimento, há capacidade ociosa nas empresas, há um contingente de desempregados ávidos por uma recolocação, há projetos nas gavetas aguardando, há reformas inevitáveis a serem feitas e por essa razão outubro é esperado com ansiedade.
Independentemente do resultado das urnas, o país precisará caminhar, sua empresa terá que pagar salários, impostos e fornecedores, seus clientes continuarão demandando seus produtos e serviços. Com maior ou menor crescimento a vida continua.

Com todo esse quadro, o planejamento para 2019 é fundamental e agora é a hora de começar a fazê-lo. Não é preciso aguardar o resultado das eleições.

O primeiro passo é definir uma agenda de trabalho que defina as datas de todas as fases e uma data alvo para que o planejamento esteja pronto, o setor financeiro e/ou controladoria são os responsáveis por isso em conjunto com a Diretoria.
O segundo passo, muito importante, é comunicar aos gerentes de cada área o que se espera deles e quando. As inevitáveis afirmações da equipe de falta de tempo, falta de gente e falta de conhecimento terão de ser superadas, principalmente se é a primeira vez.

Fase 1 – Reunir informações
Começa com a reunião dos dados e informações, para o setor comercial, por exemplo, quanto foram as vendas mês a mês por produto ou serviço, quantos clientes foram atendidos mês à mês e o valor acumulado deles.

Para o RH, quantos empregados, terceirizados e contratados tivemos mês a mês e qual o valor pago de salário, encargos e benefícios. Todas os setores têm informações relevantes, a produção, a manutenção, a administração, o financeiro e todas as demais. Nesta fase é comum que os dados não venham padronizados, um relatório é muito extenso enquanto outro é quase telegráfico. Não é importante relacionar os 190 produtos de baixo valor e que representaram apenas 1% das vendas totais um a um, concentre os dados. O ideal seria ter esses dados de pelo menos 2 anos, mas se não for possível, obtenha os de 2018, comece a criar um banco de dados.

Fase 2 – Financeiro organiza as informações
Essa fase cabe ao setor financeiro que deve organizar, orientar e padronizar o melhor possível esses dados, verificar se aqueles dados e informações estão corretos e analisa-los. As correlações surgirão naturalmente e será possível entender melhor o que cada venda de produto ou serviço adicional ocasiona nos demais setores e vice-versa.

Fase 3 – Diretoria assume
Até chegar nesta fase as eleições já se encerraram caso haja 2º turno, voltaremos a ter possibilidade de cenário para 2019. Os Diretores deverão definir o que esperam para 2019, um moderado crescimento, manutenção do quadro atual ou um grande crescimento, isso pode ser feito somente pela Diretoria/Acionistas como pode envolver os principais gerentes. Com base neste cenário deverão definir como serão as vendas, ou seja, quanto em termos de produtos, serviços e contratos, quando deverão ocorrer e que preços serão praticados. Novamente isso deve ser comunicado aos gerentes, é fundamental.

Fase 4 – integrando as áreas
Na quarta fase, o financeiro que já analisou as informações de todas as áreas elabora em conjunto com elas as linhas principais do planejamento. Por exemplo, se é estimado um grande aumento nas vendas a partir de determinado mês de 2019, precisamos prever se há vendedores suficientes para o atendimento ou serão necessárias novas contratações. Essa informação impactará o RH que deverá prever a contratação, ou não, de novos profissionais. O volume de vendas afetará diretamente a produção, o estoque ou o número de profissionais que prestam serviços.

Fase 5 – Comunicando e engajando as equipes
Todos esses dados e informações reunidos vão oferecer um planejamento para 2019. Essa é a hora de reunir os gerentes e suas equipes, comunicar o que se espera para o ano e os desafios que cada setor da empresa deverá enfrentar.
Começar o ano com um planejamento vai ajudar a toda a empresa a identificar o foco das ações e para que se corrija eventuais desvios de rotas ao longo do caminho, acompanhe mensalmente.

Carlos A Dariani
Diretor Executivo
Moneyuss Consultoria Financeira
cdariani@moneyuss.com.br